Cuando pensamos en una credencial de identificación, probablemente imaginamos una tarjeta con un nombre, una fotografía y el logo de una empresa.
Pero una credencial puede cumplir muchas más funciones.
Dependiendo de las necesidades de cada organización, puede utilizarse simplemente para identificar visualmente a una persona o incorporar distintas tecnologías que permitan acceder a espacios, validar usuarios e integrarse con sistemas de control de acceso.
Por eso, elegir una credencial no debería reducirse a decidir qué diseño tendrá una tarjeta.
También implica preguntarse qué función tendrá, quién la utilizará y qué nivel de seguridad necesita la organización.
¿Qué es una credencial de identificación?
Una credencial de identificación es un elemento que permite reconocer a una persona dentro de una organización.
La forma más tradicional es una tarjeta física que contiene información como:
- Nombre y apellido.
- Fotografía.
- Cargo o área.
- Número de identificación.
- Logo de la organización.
- Código de barras o QR.
- Elementos gráficos de seguridad.
Este tipo de credencial permite que colaboradores, estudiantes, pacientes, visitantes o contratistas puedan ser identificados de manera rápida y sencilla.
Pero la identificación visual es solo una de las posibilidades.
Una credencial también puede incorporar tecnología que permita utilizarla en otros procesos, como control de acceso o validación de identidad.
No todas las credenciales cumplen la misma función
Una de las primeras decisiones al implementar una solución de identificación es definir qué se espera de la credencial.
En algunas organizaciones, su función principal será permitir que las personas puedan ser reconocidas fácilmente.
Por ejemplo, una empresa puede entregar credenciales a sus colaboradores para distinguirlos de visitantes o proveedores. En un establecimiento educacional, pueden utilizarse para identificar a estudiantes y funcionarios. En una clínica u hospital, pueden ayudar a reconocer al personal según su área o función.
En estos casos, una credencial física correctamente diseñada e impresa puede ser suficiente.
Pero existen organizaciones que necesitan ir un paso más allá.
Cuando la credencial debe utilizarse para ingresar a determinadas áreas, puede incorporar tecnologías de proximidad, RFID u otras soluciones compatibles con sistemas de control de acceso.
Aquí la tarjeta deja de ser únicamente un elemento visual y pasa a formar parte de una solución tecnológica.
Credenciales para identificación visual
La identificación visual sigue siendo una necesidad para muchas organizaciones.
Una credencial personalizada permite reconocer rápidamente a una persona y saber si pertenece a una empresa, institución o comunidad.
Para que cumpla correctamente esta función, aspectos como la calidad de impresión, la legibilidad de los datos, la fotografía y la durabilidad de la tarjeta son importantes.
Además, el diseño puede incorporar elementos propios de la identidad visual de cada organización, manteniendo una presentación consistente entre todos sus usuarios.
La impresión de credenciales permite personalizar cada tarjeta con información variable, como nombres, fotografías, cargos, códigos o números de identificación.
Esto facilita la emisión de tarjetas personalizadas sin tener que recurrir a procesos externos cada vez que se incorpora una nueva persona.
Cuando la credencial también permite controlar accesos
En otras organizaciones, identificar a una persona no es suficiente.
También es necesario determinar a qué lugares puede acceder y bajo qué condiciones.
En estos casos, la credencial puede integrarse con una solución de control de acceso.
Una tarjeta con tecnología de proximidad, por ejemplo, puede ser utilizada frente a un lector para validar si una persona cuenta con autorización para ingresar a determinado espacio.
Esto permite establecer diferentes permisos según cada usuario.
Un colaborador podría tener acceso a determinadas áreas de la empresa, mientras que otro podría contar con permisos diferentes de acuerdo con sus funciones.
De esta manera, la credencial se convierte en parte de un sistema que vincula identidad y autorización.
¿Qué tecnologías pueden incorporar las credenciales?
Existen distintas tecnologías que pueden utilizarse en una credencial, dependiendo del objetivo de la organización.
Código de barras y QR
Permiten almacenar información que puede ser leída mediante dispositivos compatibles.
Son alternativas versátiles para procesos de identificación, registro o validación.
RFID y proximidad
Las credenciales con tecnología RFID permiten comunicarse con lectores mediante radiofrecuencia.
Son utilizadas en distintas soluciones de identificación y control de acceso, ya que permiten realizar una lectura rápida sin necesidad de insertar físicamente la tarjeta en un dispositivo.
Chip
Las tarjetas con chip pueden incorporar diferentes capacidades y niveles de seguridad según la tecnología utilizada.
Son una alternativa para aplicaciones que requieren funcionalidades adicionales y mayores niveles de protección.
La elección de una tecnología u otra dependerá del sistema en el que se utilizará la credencial y de las necesidades específicas de cada organización.
La impresión también es parte de la solución
Cuando hablamos de credenciales, es fácil concentrarse únicamente en la tecnología que llevan incorporada.
Pero la forma en que se emiten también importa.
Una organización puede necesitar producir unas pocas tarjetas al mes o emitir cientos de credenciales de manera permanente.
En ambos casos, contar con una solución adecuada de impresión de credenciales permite mantener el proceso bajo control y personalizar las tarjetas según las necesidades de cada usuario.
Las impresoras especializadas permiten incorporar fotografías, nombres, códigos, logos y otros elementos directamente sobre las tarjetas.
Además, dependiendo del modelo y la tecnología utilizada, pueden incorporar distintas características orientadas a mejorar la calidad, durabilidad y seguridad de las credenciales.
Esto es especialmente relevante cuando las tarjetas serán utilizadas durante largos períodos o estarán expuestas a un uso frecuente.
¿Qué pasa cuando una persona pierde su credencial?
La gestión de una credencial no termina cuando la tarjeta es entregada.
Las organizaciones también deben considerar qué ocurre cuando una persona pierde su tarjeta, cambia de cargo, modifica sus permisos o deja de pertenecer a la institución.
En una solución de identificación visual, será necesario emitir una nueva credencial y retirar o reemplazar la anterior.
Cuando existe integración con control de acceso, además, es posible gestionar los permisos asociados a esa credencial de acuerdo con las capacidades del sistema implementado.
Esto permite mantener actualizada la relación entre las personas y los accesos que tienen autorizados.
Por eso, una buena solución debe considerar no solo la emisión inicial, sino también todo el ciclo de vida de la credencial.
¿Cómo elegir la credencial adecuada?
No existe una única credencial que funcione para todas las organizaciones.
La elección dependerá principalmente del uso que tendrá y del nivel de funcionalidad que se necesita.
Algunas preguntas que pueden ayudar a definir la solución son:
¿La credencial será solo para identificación visual?
Si el objetivo es reconocer fácilmente a colaboradores, estudiantes, visitantes u otros usuarios, una credencial personalizada puede ser suficiente.
¿Necesitamos controlar el acceso a determinadas áreas?
Si la respuesta es sí, será necesario evaluar una credencial compatible con el sistema de control de acceso que utiliza o utilizará la organización.
¿Cuántas credenciales necesitamos emitir?
El volumen de emisión influirá en la solución de impresión y en la forma de gestionar el proceso.
¿Con qué sistemas debe integrarse?
Antes de elegir una tecnología, es importante considerar la compatibilidad con lectores, sistemas de control de acceso y otras plataformas existentes.
¿Qué nivel de seguridad necesitamos?
No todas las organizaciones tienen los mismos requerimientos. La tecnología y las características de seguridad de la credencial deben responder al contexto en el que será utilizada.
Una credencial puede crecer junto con las necesidades de la organización
Una de las ventajas de contar con una solución de identificación adecuada es que no necesariamente se debe comenzar con el sistema más complejo.
Una organización puede partir utilizando credenciales principalmente para identificación y, posteriormente, incorporar nuevas funcionalidades según sus necesidades.
Por ejemplo, una empresa puede comenzar emitiendo tarjetas personalizadas para sus colaboradores y posteriormente integrarlas con sistemas de control de acceso.
Lo importante es considerar desde el principio qué posibilidades ofrece la tecnología y cómo podría evolucionar la solución.
Mucho más que un plástico
Una credencial puede ser una tarjeta con el nombre y la fotografía de una persona.
También puede incorporar tecnología, conectarse con sistemas de control de acceso y formar parte de una estrategia más amplia de identificación y seguridad.
La clave está en elegir una solución que responda realmente a las necesidades de cada organización.
En Itecsa trabajamos con soluciones de identificación que van desde la impresión y personalización de credenciales hasta alternativas que incorporan tecnologías para control de acceso, permitiendo adaptar la solución al uso y nivel de seguridad que cada organización necesita.
Porque una credencial puede parecer solo una tarjeta.
Pero es mucho más que un plástico.
